Tehnička specifikacija je dokument koji odlučuje o tome šta će u zgradi zaista biti ugrađeno. Sve posle nje, poređenje ponuda, pregovori i izbor izvođača, samo je posledica onoga šta je u njoj traženo. Uprkos tome, ona se u praksi najčešće piše brzo, prepisivanjem iz ranijeg projekta ili, još češće, iz prospekta jednog proizvođača, i to je trenutak u kome se ishod nabavke uglavnom i odluči.
Greške koje se tu naprave ne vide se odmah. Vide se tek kada stignu ponude koje se ne mogu porediti, kada se na gradilištu ispostavi da okno ne odgovara, ili kada posle nekoliko godina investitor otkrije da za održavanje može da zove samo jednu firmu.
Opisan je proizvod umesto performansi
Najčešći propust je specifikacija koja navodi tip pogona, naziv upravljačkog sistema i dimenzije koje odgovaraju tačno jednom proizvođaču. Takav dokument je zatvorio tržište pre nego što je nabavka počela. Ostali ponuđači ili odustaju ili nude odstupanja, pa se poređenje pretvara u raspravu o tome čije je odstupanje manje, umesto u procenu ko nudi bolji sistem za taj objekat.
Specifikacija zato treba da traži rezultat, a ne rešenje: kapacitet i brzinu, transportni kapacitet grupe, vreme čekanja koje sistem mora da postiže, nivo komfora, tačnost zaustavljanja, uslove rada i režime koje mora da podrži. Kako će ponuđač to postići njegov je posao i njegova odgovornost, sve dok može da dokaže da postiže. Time se i rizik prebacuje tamo gde pripada, na onoga ko opremu isporučuje.
Šta specifikacija mora da definiše osim opreme
Drugi propust je odsustvo kriterijuma po kojima se ponude porede. Ako u dokumentu ne stoji šta se i kako vrednuje, jedini kriterijum koji ostaje je cena, a tada gubi svaki ponuđač koji je uračunao nešto što je zapravo potrebno i dobija onaj koji je to izostavio. Jasno definisani tehnički kriterijumi i zahtev da svaki ponuđač popuni istu tabelu parametara rešavaju taj problem pre nego što nastane.
Treći se tiče prostora. Dimenzije okna, potrebne visine, dubina jame, prostor za opremu, kuke i opterećenja koja se prenose na konstrukciju razlikuju se od proizvođača do proizvođača. Kada se u specifikaciji navedu vrednosti iz jednog kataloga, a u projektu okno nacrta po drugom, razlika se otkriva na gradilištu, kada je izmena najskuplja. Ispravan pristup je da specifikacija definiše raspoloživ prostor i granice u okviru kojih ponuđač mora da se uklopi, umesto da preuzima nečije gotove brojeve.
Četvrti propust je najskuplji na duži rok. Lift se kupuje jednom, a održava dvadeset i više godina, pa ako specifikacija ne traži dostupnost rezervnih delova, otvorenost upravljanja za servisiranje od strane trećih lica i jasne uslove garancije, investitor tek kasnije otkrije da je vezan za jednog servisera i za njegov cenovnik. Razlika u ponudi koja na početku deluje zanemarljivo kroz životni vek sistema postaje najveća stavka.
Peti i šesti propust idu zajedno. Ako nije definisano šta se predaje i kada, koji su rokovi za proizvođačke crteže, kada se rade ispitivanja i šta se smatra uspešnom primopredajom, sve to se dogovara kasnije, pod pritiskom roka i obično na štetu investitora. I ako nije predviđeno kako se postupa sa odstupanjima, a svaka ozbiljna ponuda ih ima, nedostaje način da se ona uopšte procene. Zahtev da ponuđač izričito navede svako odstupanje i njegov uticaj štedi nedelje kasnijih razjašnjenja.
Kako izgleda dobra specifikacija
Dobra specifikacija je nezavisna od proizvođača i zasnovana na potrebama objekta i rezultatima analize. Ona traži merljive performanse, definiše prostorne granice, uređuje održavanje i dokumentaciju, i unapred kaže po čemu će se ponude porediti. Takav dokument nije duži ni komplikovaniji od lošeg, samo je napisan sa druge strane stola.
Napisana tako, specifikacija ne poskupljuje nabavku. Ona sprečava da se ušteda na početku pretvori u trošak posle useljenja, što je jedina ušteda koja se u vertikalnom transportu zaista i ostvari.
